Certificati ed estratti

A tutti coloro che devono dimostrare di possedere una serie di requisiti relativi alla loro persona.

Chi può presentare

I certificati e gli estratti per riassunto degli atti di stato civile possano essere rilasciati a chiunque ne faccia richiesta (art.5, lett.c, e artt. 106 e 108 c.2 del d.P.R. n.396/2000), o da persone da queste opportunamente delegate (art.38, comma 3-bis, d.P.R. n.445/2000).
La richiesta fatta da terze persone va inoltrata per iscritto con indicazione dei motivi, la persona cui l'atto si riferisce, previa identificazione, potrà invece ottenere l'estratto su richiesta anche verbale.

1. Divieto assoluto di consultazione diretta

Ai sensi dell'art. 450 del Codice Civile, i registri dello stato civile sono pubblici, ma la loro pubblicità si attua esclusivamente tramite il rilascio di certificati ed estratti da parte dell'ufficiale dello stato civile.

Nessun cittadino o privato — anche se personalmente interessato o per motivi di studio, ricerca storica, statistica ed epidemiologica — può accedere direttamente o consultare i registri. Tale divieto assoluto, ribadito dal Massimario ministeriale e dal Garante per la Privacy, risponde a tre esigenze fondamentali:

• Tutelare l'integrità dei registri da danni, aggiunte o annotazioni indebite.

• Garantire la riservatezza delle terze persone i cui atti sono rilegati nello stesso registro.

• Rispettare il carattere speciale della normativa di stato civile rispetto alla generale disciplina sull'accesso agli atti amministrativi.

2. Modalità di richiesta di estratti e certificati

L'ufficiale di stato civile è l'unico custode abilitato ad effettuare le ricerche sui registri e a rilasciare la documentazione necessaria:

• Richiesta del diretto interessato: previa identificazione, può richiedere l'estratto anche verbalmente.

• Richiesta da parte di terzi: deve essere inoltrata per iscritto, specificando le motivazioni della richiesta.

• Persone decedute o documenti storici: come stabilito dalle Regole deontologiche del Garante della Privacy, la sussistenza dell'interesse per accedere ai dati di persone decedute viene valutata anche in base al tempo trascorso.

3. Ricerche genealogiche

L'ufficiale di stato civile non effettua ricerche per la ricostruzione di alberi genealogici. Le indagini sui registri in sua custodia vengono svolte esclusivamente per soddisfare una richiesta di certificazione basata su un interesse personale e giuridicamente rilevante, e non per meri scopi conoscitivi o di curiosità personale.

I certificati

I certificati di nascita, matrimonio, unione civile e morte riportanoil numero dell'atto del registro di stato civle, nome cognome, luogo e data di nascita, luogo e data dell'evento di una persona e vengono rilasciati dall'ufficiale dello stato civile del Comune che ha registrato o trascritto l'evento.

Gli estratti

Gli estratti di nascita, matrimonio e morte certificano, oltre che i medesimi dati sopra descritti per i certificati, le eventuali annotazioni.

Nell'estratto di nascita le annotazioni certificabili sono, ad esempio, quelle relative a: apertura/chiusura amministrazione di sostegno, matrimonio, divorzio, morte, acquisto/perdita e riaquisto cittadinanza italiana, ecc..

Nell'estratto di matrimonio le annotazioni certificabili sono ad esempio quelle relative a convenzioni patrimoniali, divorzio, ecc..

Estratti e certificati di nascita con indicazione dei genitori

I certificati ed estratti di nascita che riportano i nomi dei genitori (paternità e maternità) contengono dati riservati e possono essere rilasciati solo in casi specifici:

• Dal diretto interessato (maggiorenne): se necessari per esercitare diritti o doveri legati allo stato di figlio.

• Per i minorenni: la richiesta deve essere fatta dal genitore o dal tutore.

• Tramite delega: un terzo maggiorenne può richiederli solo se munito di delega scritta e della fotocopia del documento d'identità del diretto interessato.

• Da terzi senza delega: è possibile solo se dimostrano un interesse diretto, concreto e tutelato dalla legge (art. 22 L. 241/1990). Un esempio classico è la pratica di successione/eredità, in cui occorre provare il legame di parentela. In questo caso occorre una richiesta formale motivata e allegare un proprio documento d'identità.

Estratti plurilingue (Convenzione di Vienna)

L'estratto plurilingue è un modello valido all'estero nei Paesi aderenti alla Convenzione di Vienna del 1976. Non necessita di traduzione né di legalizzazione.

• Contenuto: riporta sempre l'indicazione della paternità e della maternità (si applicano quindi le stesse regole di riservatezza viste sopra).

• Atti rilasciabili: il Comune di Mirandola rilascia estratti plurilingue di nascita, matrimonio e morte, a condizione che il relativo atto sia registrato presso i propri uffici di stato civile.

Come fare

• direttamente recandosi presso l'ufficio di stato civile anche senza appuntamento;
• via mail all'indirizzo: anagrafe@comune.provagliodiseo.bs.it specificando sempre il tipo di certificato/estratto e allegando copia del documento d'identità del richiedente;
• tramite la piattaforma ANPR, ma solo per gli atti formati digitalmente

Un certificato o estratto di stato civile

I certificati di stato civile hanno una validità di 6 mesi dalla data del loro rilascio, se disposizioni di legge o regolamentari non prevedano una validità superiore. Resta, invece, confermata la validità illimitata per i certificati attestanti stati, qualità personali e fatti non soggetti a modificazioni.

Nessun costo, ad esclusione:

- di eventuali costi per la spedizione della documentazione originale, che dovranno essere preventivamente verificati e concordati con l'Ufficio e che dovranno essere pagati anticipatamente dal richiedente;

- di eventuali costi per ricerche d'archivio inerenti atti formati oltre 100 anni dalla data della richiesta di rilascio della certificazione, anche in copia integrale (delibera Giunta comunale n.32 del 04/03/2025, in applicazione di quanto previsto dall'art. 1 commi 637 e 638 della L. n.207/2024) di seguito riportati:

• Euro 250,00 quando l'anno dell'evento e il nome e cognome del soggetto a cui l'atto si riferisce sono stati indicati in modo preciso;
• Euro 300,00 quando l'anno dell'evento e il nome e cognome del soggetto a cui l'atto si riferisce non è sono stati indicati o sono stati inidcati in modo approssimativo o non preciso.

Certificato o estratto di cittadinanza

La normativa vigente non prevede che possa essere rilasciato un certificato o estratto di stato civile relativo alla cittadinanza italiana, ma solo la copia integrale dell'atto di acquisto o riconoscimento della cittadinanza italiana alle condizioni previste per il rilascio delle copie integrali.

Il certificato di cittadinanza è un certificato anagrafico

Il certificato di "congrue generalità"

Il certificato di "congrue generalità" nel quadro normativo attuale non ha fondamento giuridico. L'ufficiale di anagrafe rilascia "a chiunque ne faccia richiesta, previa identificazione, i certificati concernenti la residenza, lo stato di famiglia degli iscritti in ANPR, nonché ogni altra informazione ivi contenuta" (art.33, c.1, d.P.R. n.223/1989).
L’ufficiale di stato civile “… rilascia, nei casi previsti, gli estratti e i certificati che concernono lo stato civile, nonché le copie conformi dei documenti depositati presso l’ufficio di stato civile” (art.5, d.P.R. n.396/2000).
Inoltre, sempre gli ufficiali di stato civile, a norma dell’art.450, c.3, del codice civile, “devono altresì compiere negli atti affidati alla loro custodia le indagini domandate dai privati”.
Alla luce di tale quadro normativo, l’unica forma di certificazione/attestazione che può essere rilasciata a firma dell’ufficiale di stato civile che, a seguito dell’esame del registro dell’anno di nascita della persona interessata, risulta la nascita di una persona con determinate generalità e nessun’altra persona con determinate generalità. Non è legittimo attestare che si tratta della stessa persona fisica, considerazione che non rientra nelle competenze dell’ufficiale di stato civile, ma potrà essere eventualmente tratta da colui al quale il certificato viene prodotto.